PHƯƠNG THỨC TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT PHẢN ÁNH, YÊU CẦU, KHIẾU NẠI

1. Mục đích

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ HANC xây dựng phương thức tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại nhằm đảm bảo khách hàng có thể dễ dàng liên hệ khi phát sinh vấn đề trong quá trình mua hàng, sử dụng sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của Công ty.

Công ty tiếp nhận và xử lý các phản ánh, yêu cầu, khiếu nại trên tinh thần thiện chí, minh bạch và tôn trọng quyền lợi hợp pháp của khách hàng.

2. Kênh tiếp nhận

Khách hàng có thể gửi phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại thông qua các kênh liên hệ chính thức do Công ty công bố trên website, bao gồm:

• Hotline: 0965582396

• Email: thietbicongnghehanc@gmail.com

• Biểu mẫu liên hệ/hỗ trợ trên website (nếu có)

• Các kênh liên hệ chính thức khác được Công ty công bố trên website.

3. Thông tin khách hàng cần cung cấp

Để Công ty có cơ sở kiểm tra và xử lý nhanh chóng, khách hàng nên cung cấp các thông tin liên quan, bao gồm:

• Họ và tên khách hàng.

• Số điện thoại hoặc thông tin liên hệ.

• Mã đơn hàng hoặc thông tin giao dịch (nếu có).

• Tên sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan.

• Nội dung phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại.

• Hình ảnh, video, chứng từ hoặc tài liệu liên quan (nếu có).

4. Quy trình tiếp nhận và giải quyết

Công ty thực hiện việc tiếp nhận và xử lý theo quy trình gồm 05 bước:

Bước 1: Tiếp nhận

Công ty tiếp nhận phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại thông qua các kênh liên hệ chính thức.

Sau khi tiếp nhận, Công ty ghi nhận nội dung và thông tin liên quan để tiến hành kiểm tra.

Bước 2: Kiểm tra

Công ty kiểm tra các thông tin liên quan đến đơn hàng, sản phẩm, dịch vụ, quá trình giao hàng, lắp đặt, bảo hành hoặc các nội dung khác có liên quan đến phản ánh của khách hàng.

Bước 3: Xác minh

Trường hợp cần thiết, Công ty tiến hành xác minh thêm thông tin với khách hàng, nhân viên phụ trách, đơn vị vận chuyển, nhà cung cấp hoặc các bên liên quan để xác định nguyên nhân và tình trạng thực tế.

Bước 4: Đề xuất phương án

Sau khi kiểm tra và xác minh, Công ty thông báo cho khách hàng về kết quả và đề xuất phương án xử lý phù hợp.

Tùy từng trường hợp, phương án có thể bao gồm hỗ trợ kỹ thuật, sửa chữa, bảo hành, đổi trả sản phẩm, bổ sung hàng hóa, điều chỉnh dịch vụ, hoàn tiền hoặc phương án phù hợp khác theo chính sách của Công ty và thỏa thuận giữa hai bên.

Bước 5: Xử lý và lưu hồ sơ

Sau khi khách hàng thống nhất phương án, Công ty thực hiện xử lý theo nội dung đã thống nhất và thông báo kết quả cho khách hàng.

Thông tin liên quan đến phản ánh, yêu cầu hoặc khiếu nại được lưu lại để phục vụ việc theo dõi, đối chiếu và chăm sóc khách hàng khi cần thiết.

5. Thời gian phản hồi và xử lý

Công ty sẽ tiếp nhận và phản hồi yêu cầu của khách hàng trong thời gian sớm nhất.

Đối với các yêu cầu thông thường, Công ty dự kiến phản hồi trong vòng 01–03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ thông tin cần thiết.

Đối với các trường hợp cần kiểm tra kỹ thuật, xác minh với bên thứ ba, nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn. Công ty sẽ thông báo cho khách hàng về tình trạng xử lý và thời gian dự kiến khi cần thiết.

6. Thông báo kết quả

Kết quả xử lý sẽ được thông báo cho khách hàng thông qua một trong các phương thức liên hệ phù hợp như điện thoại, email hoặc kênh liên hệ mà khách hàng đã sử dụng để gửi yêu cầu.

7. Nguyên tắc giải quyết

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ HANC tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại dựa trên thông tin giao dịch, tình trạng thực tế của sản phẩm hoặc dịch vụ, chính sách của Công ty và thỏa thuận giữa các bên.

Công ty ưu tiên giải quyết các vấn đề trên tinh thần hợp tác, thiện chí và đảm bảo quyền lợi hợp pháp của khách hàng.

8. Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ HANC

Hotline: 0965582396

Email: thietbicongnghehanc@gmail.com

Website: https://hanc.id.vn/

Địa chỉ: Thôn Tam Tảo, Xã Tiên Du, Tỉnh Bắc Ninh